De officiële kant van een webwinkel starten

Een eigen webwinkel starten is natuurlijk leuk en na het bedenken van je idee en het schrijven van een business plan, zoals je hebt gelezen in deel 1 van deze reeks, zit je waarschijnlijk vol met frisse energie en motivatie. Maar je moet wel een hoop zaken goed geregeld hebben. In dit artikel alles over het minder leuke, maar wel verplichte, deel van het opstarten van je eigen webwinkel.

Het is namelijk belangrijk dat je operatie goed gaat draaien, je winst zo hoog mogelijk wordt en je zo min mogelijk risico loopt. Neem dus zeker even de tijd om dit artikel te lezen en goed na te denken over deze belangrijke zaken.

Oprichten van je eigen bedrijf bij de KvK

Het formeel oprichten van je bedrijf is de eerste grote mijlpaal. Je bedrijf inschrijven bij de KVK is verplicht wanneer je jezelf in Nederland als bedrijf naar buiten wil profileren. Ook wanneer je als ondernemer voor de inkomstenbelasting gezien wilt worden, zodat je gebruik kunt maken van de belastingvoordelen voor ondernemers.

De inschrijving is simpel: je maakt een afspraak bij de KVK, vult het formulier in op de website en voltooit op een kantoor van de KVK de inschrijving. Op de website van de Kamer van Koophandel kun je meer informatie vinden over alles wat te maken heeft met het starten van een eigen bedrijf en een afspraak maken voor de inschrijving.

Een webwinkel starten begint bij de Kamer van Koophandel

Het is goed om na te denken over een aantal zaken voordat je je inschrijving bij de Kamer van Koophandel indient. Het bedenken van een goede naam van je bedrijf ligt natuurlijk voor de hand. Zorg ervoor dat je je houdt aan de regels voor het kiezen van een bedrijfsnaam. Heb je een passende naam bedacht en is de domeinnaam nog vrij? Dan is het goed om deze eens op te zoeken op internet. Twee bedrijven mogen immers niet dezelfde naam hebben.

Dus zorg ervoor dat je zeker weet dat je bedrijfsnaam uniek is en niet misleidend is. En dat je de naam voor langere tijd kunt en wilt gebruiken. Overweeg dus een naam die ook in het buitenland goed gebruikt kan worden, zeker als je ook internationale ambities hebt.

Ook is het belangrijk om na te denken over de rechtsvorm die je wilt gebruiken voor je bedrijf. Dit ligt onder andere aan de omzet die je verwacht te halen. De meeste mensen kiezen voor een eenmanszaak. Voor deze rechtsvorm heb je geen groot startkapitaal nodig. Je hoeft aan niemand verantwoording af te leggen, en je kunt in je eentje beginnen met ondernemen. Wel ben je ook privé aansprakelijk voor je bedrijf, dus ook voor eventuele schulden die je maakt, of in het ergste geval, een faillissement. Vooral startende, jonge ondernemers kiezen voor de eenmanszaak als rechtsvorm.

Sommige ondernemers kiezen voor de VOF of BV als rechtsvorm. De VOF wordt gebruikt wanneer je samen met iemand anders (een vennoot of compagnon) een bedrijf wil opstarten. Deze rechtsvorm lijkt qua regelgeving op een eenmanszaak, zo zijn jullie allebei financieel aansprakelijk. Je hoeft niet naar de notaris en er is minder rompslomp dan bij het oprichten van een BV. Wel is het zo dat het bedrijf opgeheven moet worden, of omgezet naar een andere rechtsvorm, wanneer een van de twee vennoten niet meer door wil met het bedrijf.

De laatste rechtsvorm is de BV. Bij deze rechtsvorm ben je niet privé aansprakelijk. Je onderneming is een volledig andere rechtspersoon. Over het algemeen kiezen ondernemers met een hogere winst voor een BV. Boven een winst van ongeveer 100.000 euro betaal je met de BV immers meer belasting. Ook heb je meer administratie en moet een BV opgericht worden bij de notaris.

Natuurlijk zijn er nog andere rechtsvormen. Deze rechtsvormen worden het meeste gebruikt, zeker door e-commerce ondernemers die een webwinkel starten. Als je niet weet welke rechtsvorm je moet kiezen, kan het verstandig zijn om advies in te winnen.

Webwinkel starten en de belastingdienst

Na het inschrijven bij de Kamer van Koophandel ben je nog niet klaar. Je hebt nog enkele zaken nodig. Een hiervan is het btw-identificatienummer. Dit nummer geeft aan dat je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, je aan de rechten en plichten moet houden die de overheid heeft voorgeschreven voor ondernemers, maar ook dat je kunt profiteren van onder andere belastingvoordelen voor ondernemers. Ook is het verplicht om je KVK- en BTW-nummer te vermelden op je website en al je facturen.

Gelukkig hoef je niet veel te doen om het nummer te ontvangen. Na het voltooien van je inschrijving bij de Kamer van Koophandel worden je gegevens automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Binnen enkele weken zul je je btw-identificatienummer thuisgestuurd krijgen.

Leuker kunnen we het niet maken!

Bankrekening openen voor je eigen webwinkel

Dan rest je nog een ding. Het oprichten van een zakelijke bankrekening. Vooral bij een webshop is dit belangrijk. Je hebt immers een rekening nodig waar de betalingen die klanten zullen voldoen op gestort zullen worden, maar ook waar bedrijfskosten van afgeschreven zullen worden. Verschillende banken bieden een zakelijke rekening aan. Misschien wil je bij de bank blijven waar je ook privé bij zit, maar het kan ook dat je kiest voor een andere bank.

De kosten voor een zakelijke rekening liggen immers iets hoger dan een privérekening. Sommige zakelijke bankrekeningen bieden ook gunstige randvoorwaarden aan, zoals zakelijke creditcards. Het is dus een goed idee rond te kijken voor het afsluiten van een zakelijke bankrekening.

Het gebruiken van je privé-rekening voor je webshop is over het algemeen geen goed idee. Je zult immers veel afzonderlijke betalingen binnenkrijgen en kunt zo het overzicht makkelijk verliezen. Als eenmanszaak is het echter wel toegestaan om je privé-rekening ook zakelijk te gebruiken. Wanneer je een BV of NV hebt, is het verplicht om een afzonderlijke zakelijke rekening te gebruiken. Dit heeft te maken met de voorwaarden van de grote banken.

Belangrijk: financieel en juridisch

Misschien niet het leukste deel, maar wel het meest belangrijke. Het goed inrichten van je financiële en juridische situatie is een belangrijk deel bij een webwinkel starten. Van de Belastingdienst en administratie tot verschillende juridische vraagstukken. Het maakt niet uit of je je eigen voorraad aanlegt of aan dropshipping doet voor iedere e-commerce ondernemer in Nederland gelden dezelfde regels met betrekking tot het beschermen van je klanten, het maken van reclame en de privacywet. Zorg dus dat je jezelf goed inleest en op de hoogte bent en blijft van de wet- en regelgeving. Op overtreding van deze regels staan hoge boetes.

Administratie

Je zult veel tijd besteden aan je administratie. Zeker wanneer je bedrijf begint te groeien is het dus waard om te investeren in een goed boekhoudprogramma, of te investeren in de hulp van een goede boekhouder of accountant.

Het is belangrijk dat je als ondernemer je KvK-nummer en BTW-nummer altijd vermeldt op de facturen. Dit is per wet verplicht. Al deze facturen en alle andere documentatie dien je als ondernemer 7 tot 10 jaar bewaren.

Je kunt zelf al veel doen om je administratie zo simpel mogelijk te houden. Dat is ook het belangrijkste: houd deze zo simpel mogelijk! Inventariseer je inkomsten, maar ook je uitgaven. Houd je bedrijfskosten goed in de gaten. Veel aftrekposten hebben klinkt goed, maar uiteraard wil je winst gaan maken. Bij het opstarten van een webshop komen over het algemeen veel bedrijfskosten kijken, zeker als je een fysieke voorraad wil aanleggen. Deze moet je immers inkopen en er is geen garantie dat je deze ook daadwerkelijk gaat verkopen.

Je zult veel tijd kwijt zijn aan de Belastingdienst en administratie en alles wat daarbij komt kijken. Zorg dus dat je je eigen krachten en zwaktes kent en het jezelf makkelijk maakt. Maak dus gebruik van een goed boekhoudprogramma of schakel hulp in. Het is niet verplicht om gebruik te maken van een accountant of boekhouder, maar wanneer je weinig kennis hebt van financiële zaken kan het gunstig zijn om dit wel te doen. De kosten hiervoor zijn meteen een aftrekpost voor de inkomstenbelasting.

Belastingdienst

Je zult als ondernemer veel met de Belastingdienst te maken krijgen. Zeker als je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Wanneer ben je ondernemer voor de Belastingdienst? Dit hangt af van diverse factoren. Belangrijk is dat je winst maakt, 100% zelfstandig werkt, ondernemersrisico draagt en dat er dus geen sprake is van een ‘schijndienstverband’. Wanneer je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting kun je van veel belastingvoordelen gebruik maken. Zorg er dus zeker voor dat je binnen deze groep valt!

Je zult als eigenaar van een eenmanszaak ieder jaar aangifte moeten doen voor de inkomstenbelasting en iedere drie maanden voor de BTW. Wanneer je ook zaken doet met andere EU-landen, kan het zijn dat je nog extra aangiftes moet doen. Zorg dus dat je al je facturen, bonnetjes en andere documenten goed bewaart. Bij de BV is er ook sprake van vennootschapsbelasting en eventueel dividendbelasting.

Verzekeringen

Natuurlijk kan er ook wat mis gaan in je bedrijf. Denk aan een verzendfout, ontevreden klanten of een website die het niet meer doet waardoor je inkomsten verliest. Gelukkig kun je je tegen sommige risico’s verzekeren. Er zijn verschillende bedrijfsverzekeringen voor webshops.

De bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt je in tegen iedere vorm van aansprakelijkheid die jouw producten aan iemand toe kunnen doen. Ook wil je natuurlijk je inventaris verzekeren, tegen bijvoorbeeld diefstal of schade. Ook kun je je goederen tijdens het transport verzekeren. Let wel op: dit is vaak wel een aparte verzekering! Wanneer je klant het pakket niet ontvangt, bijvoorbeeld door een fout bij de koeriersdienst, ben je namelijk verplicht het bedrag terug te betalen. Een goederentransportverzekering dekt deze kosten

Een van de belangrijkste verzekering is de rechtsbijstandverzekering voor bedrijven. Deze verzekering kan nuttig zijn bij diverse juridische problemen. Bijvoorbeeld conflicten met leveranciers, klanten, de overheid, personeel of compagnons. Veel van deze verzekeringen dekken ook de kosten voor deurwaarders of een incassotraject.

Veel rechtsbijstandsverzekeringen hebben een wachttijd van enkele maanden. Wacht dus niet te lang met het afsluiten van een verzekering. Wanneer je al in een conflict verwikkeld bent, is het meestal al te laat. Zo weet je zeker dat je altijd gedekt zult zijn.

Voor ondernemers zijn er nog diverse andere verzekeringen die nuttig kunnen zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan de arbeidsongeschiktheidsverzekering. Of je deze afsluit, is een individuele keuze en staat los van je webshop. Daarom zullen wij in dit artikel niet verder op deze verzekering ingaan.

De juridische kant

Aan het runnen van een webshop zitten regels verbonden. Omdat je een product verkoopt en te maken hebt met klanten, dien je je te houden aan diverse regels om jouw bedrijf en je klanten te beschermen. Omdat de wereld van de e-commerce sterk aan verandering onderhevig is, is het ook belangrijk om op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Op de website van de Kamer van Koophandel de kun je regelmatig de nieuwe wet- en regelgeving vinden.

Als eigenaar van een webshop dien je aan bepaalde verplichtingen te voldoen. De wet koop op afstand is in de praktijk de belangrijkste wet waar je rekening mee dient te houden. Deze wet beschrijft de rechten die je klanten hebben betreft hun aankoop bij je webshop. Denk dan aan regelgeving met betrekking tot de levertermijn, bedenktijd van 14 dagen, het recht op ontbinding van de overeenkomst en eventuele terugbetaling van het aankoopbedrag. Dit staat los van de wettelijke garantietermijn van de goederen die je verkoopt. Deze wet beschermt consumenten tegen malafide webshops en oplichterij. Het is dus van groot belang dat je je inleest in deze regelgeving en je hier ook aan houdt.

De algemene voorwaarden liggen aan de grondslag van je bedrijf. Dit is erg belangrijk. Hierin staan onder meer de voorwaarden die je hanteert met betrekking tot verzending, betaling, garantie en retourneren. Het opstellen van deze voorwaarden is gebonden aan verschillende voorwaarden. Voor de algemene voorwaarden zijn er veel voorbeelden beschikbaar die je gratis kunt gebruiken. Deze kun je gebruiken, maar het is ook mogelijk om een jurist of advocaat in de arm te nemen om eigen algemene voorwaarden op te stellen.

Je bedrijf en privacy

Ook de privacywet (AVG) is belangrijk. Vooral omdat je als webshop-eigenaar werkt met klant- en betaalgegevens. Helaas zijn er voor webshops geen concrete regels voor het bewaren van gegevens. Belangrijk is dat je niet meer gegevens opvraagt dan nodig is voor je bedrijfsvoering. Ook dien je geen gegevens langer dan nodig mag bewaren.

In de praktijk betekent dit dat je enkel gegevens mag verzamelen die je nodig hebt. Denk dan aan NAW-gegevens en betaalgegevens. Je moet gegevens veilig en gedegen bewaren, bijvoorbeeld in een goed beveiligde digitale omgeving, en je mag deze niet langer bewaren dan nodig is. Denk dan aan de garantietermijn van de producten die je verkoopt en de bewaarplicht die de Belastingdienst heeft voor je administratie.

In deel 3 van deze artikelen reeks gaan we kijken naar hoe je dit soort zaken goed kunt inregelen.

Heb ik een advocaat nodig?

Wanneer je dit allemaal leest, zul je je misschien afvragen of je professioneel juridisch advies nodig hebt. Wettelijk is dit niet verplicht. Praktisch gezien kan het een goede keuze zijn om in ieder geval bij de opstart van je webwinkel juridisch advies in te winnen. Denk dan aan advies op maat over hoe je je aan de privacywet dient te houden, of het opstellen van je algemene voorwaarden. Wanneer deze voorwaarden niet in orde zijn, kun je immers een grote boete krijgen van de autoriteiten.

Diverse juristen en andere specialisten bieden zowel offline als online advies aan over het opstarten van een webwinkel.

Of je een advocaat ‘onder de sneltoets houdt’ kun je ook zelf kiezen. Grote webshops hebben uiteraard een eigen juridische afdeling, en dit is niet voor niets! Je kunt gemakkelijk verwikkeld raken in een juridisch probleem met een klant die niet tevreden is. En dat is niet wat je wilt. Denk goed na over hoe je dit aanpakt. Welke producten bied je bijvoorbeeld aan?

Bied je producten aan die 100% voldoen aan de Europese wet- en regelgeving (wat je altijd verplicht bent te doen), kunnen je producten eventueel schade aanrichten bij onjuist gebruik (denk hierbij aan cosmetica, producten voor baby’s en kinderen, producten gerelateerd aan gezondheid)? Werk je met duurdere producten? Dit zijn allemaal zaken die je in overweging dient te nemen. Houd dus rekening met de risico’s die je loopt en maak hier een inventarisatie van. Dan zul je uiteindelijk je beslissing kunnen nemen.

Veel bedrijfsverzekeringen bieden ook gratis rechtshulp aan, of geven hier grote kortingen op. Kijk dus goed de polisvoorwaarden van je verzekering na, wanneer je deze hebt.

Wat belangrijk is bij het lezen van dit artikel is dat deze tips bedoeld zijn voor een reguliere B2C (Business to Customer) webshop. Wanneer je zaken doet met andere bedrijven (B2B, Business to Business), je bent bijvoorbeeld een groothandel, is er sprake van andere regelgeving met betrekking tot het runnen van je webshop. Denk dan aan de betaaltermijn en de wet koop op afstand. Ga je veelvuldig zaken doen met andere ondernemers? Dan kan het verstandig zijn een jurist in te schakelen om juridisch alles af te dekken.

Advocaat of Lawyer

De volgende stap, het inrichten van je webshop

Je hebt als het goed is je business plan geschreven, getoetst en je bent eruit: ik ga een webwinkel starten. De vervolgstappen kun je nu ook gaan doorlopen, inschrijven bij de Kamer van Koophandel, bankrekening openen en alle voorwaarden alvast in orde maken.

In het laatste deel van deze serie gaan we aan de slag met de praktijk, het inrichten van je webshop, van installatie, tot configuratie tot het opstarten van je marketing activiteiten.

Wil jij op de hoogte worden gebracht wanneer het laatste deel van deze blog series live is? Schrijf je dan in op onze nieuwsbrief via het onderstaande formulier:

Copy link
Powered by Social Snap